Jak pisać e-maile podczas pandemii

Pandemia okazała się wyzwaniem także dla wielu osób prowadzących korespondencję w języku angielskim. Dlaczego? Kończenie e-maila zwrotem „All the best” lub „Regards” wydaje się zbyt oderwane od rzeczywistości w tych czasach. Co możemy napisać, żeby brzmiało to szczerze i współczująco?

Prawie nic nie pozostało takie samo, odkąd na świecie szaleje Covid-19 – nawet e-maile. Jak napisała na Twitterze Olivia Allen-Prince, prowadząca podcasty z San Francisco: „2020: rok, w którym mój podpis pod e-mailem zmienił się z »Cheers« na »Hang in there«”. 

Pozdrowienia kiedyś uważane za uprzejme, takie jak „All the best” lub „Regards”, są teraz jakby nie na miejscu. Inne podpisy, bardziej poufałe, takie jak „Hope you’re having a great week!”, wydają się pozbawione emocji. Komunikacja e-mailowa stała się zagadnieniem delikatnym: ignorowanie pandemii wydaje się nieszczere, z kolei przesadzanie z frazesami na temat zdrowia i bezpieczeństwa może wzmóc panikę. Nadal jednak potrzebujemy się komunikować w życiu codziennym zarówno w sprawach zawodowych, jak i osobistych – być może teraz bardziej niż kiedykolwiek. Co tak właściwie możemy napisać, żeby brzmiało prawdziwie i współczująco, ale nie sugerowało nadchodzącej zagłady?

Eksperci twierdzą, że wykorzystanie odpowiednich słów może stworzyć odczucie globalnego koleżeństwa. Ken Tann, wykładowca zarządzania komunikacją na Uniwersytecie w Queensland, mówi, iż pewne specyficzne frazy mogą zyskać wielką popularność. „Poprzez używanie tych fraz wyrażamy współczucie z powodu pandemii i przypominamy sobie wzajemnie, że nie jesteśmy sami” – skonstatował.

Uderzanie we właściwą strunę

Zmiana kilku zwyczajowych słów na początku i na końcu naszych e-maili może się wydawać gestem nieszczerym i niewystarczającym w obliczu globalnej zarazy. Ale jest odwrotnie – mówi Tann: język, którego teraz używamy, ma większe znaczenie niż kiedykolwiek; to niezwykle ważne, aby zasygnalizować sympatię i nawiązać kontakt. I ważne jest też, abyśmy zrobili to właściwie, ponieważ nieporozumienia nie mogą być teraz naprawione osobiście.

„Poprzez dostosowanie naszych pozdrowień i podpisów jesteśmy w stanie efektywnie wzmacniać nasze relacje społeczne” – powiedział Tann. Frazy rozpoczynające i kończące nasze e-maile to kluczowe elementy, które pokazują relacje między nadawcą a odbiorcą. Stają się one – jak to ujmuje – „metodą ustalenia, w jaki sposób chcemy się odnieść do osoby, do której piszemy, pod względem formalności, statusu i znajomości”.

Zdaniem Ardena Clise’a, konsultanta do spraw etykiety z Seattle oraz autora „Szpinaku w zębach twojego szefa” – „Niezbędna etykieta sukcesu zawodowego, nasza komunikacja musi także uwzględniać to, że żyjemy w niezwykłych czasach. Jeśli nie zdajesz sobie sprawy z wyzwań dzisiejszego świata, będzie to wyglądało tak, jakby zależało ci tylko na biznesie”.

Recognition sandwich

Justine Rogers, wykładowczyni etyki i prawa w UNSW w Sydney, zmieniła w swoich e-mailach zarówno wprowadzenia, jak i podpisy, gdy Covid-19 uderzył w Australię. Jej e-maile stały się, jak to ujęła, „a CV19 recognition sandwich”. W takim sandwichu obie kromki chleba odgrywają ważną rolę w tym, jak komunikacja będzie odczytana i interpretowana. 

Według Mike’a Reida, założyciela i dyrektora generalnego Basecamp Strategy, firmy z siedzibą w Waszyngtonie gromadzącej fundusze polityczne, pierwsze zdanie jest najważniejsze. (W rzeczywistości nie zmienił podpisu w żadnym ze swoich komunikatów biznesowych). „W pierwszym zdaniu e-maila musisz uwzględnić swoją troskę: »I hope things are okay, I hope you are well«. Myślę, że może to prowadzić do lepszej, bardziej pozytywnej interakcji”.

Jak mówią eksperci, cuda może zdziałać okazanie troskliwego zainteresowania, ponieważ nie znasz osobistych sytuacji ludzi.

Snezana Pejic, założycielka The Etiquette Academy of New England w Massachusetts, twierdzi, że dzisiejsza komunikacja musi być bardziej empatyczna. „Ludzie są zmęczeni odosobnieniem i lękami: obawy o gospodarkę, obawy o swoje rodziny i ich przyszłość”. Uważa, że musimy używać języka ostrożnie, aby nie zwiększać narastającego stresu. Wcześniej kończyła e-maile zwrotem „Warm Regards”. Teraz, o ile wiadomość nie jest pilna, pisze: „I look forward to your reply at your leisure”. 

Przy okazywaniu empatii konieczna jest ostrożność. „Rzucone na ślepo »Stay safe« brzmi nieuprzejmie” – uprzedza Reid. – „Przecież nie wiem, czy może już mają koronawirusa albo ktoś z ich rodziny”.

Również Justine Rogers unika wszelkich wzmianek o bezpieczeństwie. „Prawnik, z którym prowadzę badania, powiedział kiedyś coś w stylu »Mam nadzieję, że ty i twoja rodzina jesteście bezpieczni«. Kilku moich kolegów także używa podpisu »stay safe«. Odnajduję słowo »safe« jako raczej budzące niepokój, szczególnie kiedy do rodziny nawiązują ludzie, którzy w ogóle nie mają pewności, czy ją w ogóle posiadam”.

Czy żart może leczyć? 

Ponieważ wiele osób ma trudności z komunikacją podczas pandemii koronawirusa, niektórzy sugerują złagodzenie nastroju. American job-seeking website FlexJobs publikuje propozycje trzynastu e-mailowych podpisów z dystansem społecznym. Niektóre brzmią bardziej poważnie, ale inne mają wywołać uśmiech lub przynajmniej utrzymać spokój: „Have a great socially distant day”, „Yours from afar”, „Sent from my living room” i „Cautious cheers”.

Najważniejsze jest to, aby nie używać sformułowań, które mogą sprawić, że osoby zmagające się z koronawirusem poczują się gorzej. Wybieranie nietypowych podpisów lub stworzenie własnego może zdziałać cuda, jeśli jest to zrobione z wyczuciem, eksperci jednak ostrzegają, że zwrot w zakończeniu e-maila nie jest miejscem do lekceważenia globalnego kryzysu. Na przykład „Stay sane” może się wydawać jowialne i beztroskie dla jednego odbiorcy, ale dla drugiego, który czuje się przygnębiony lub ma depresję, będzie wręcz prowokujące. Napisanie „Handwashingly” może wywołać śmiech u tych w dobrym zdrowiu, ale może uderzyć w czułe struny osoby chorej, cierpiącej lub niedawno ozdrowiałej.

„Niezwykle ważne jest zdawanie sobie sprawy z tego, że osoba po drugiej stronie, z którą masz do czynienia, może znajdować się w bardzo poważnej sytuacji” – przypomina Candace Smith, założycielka Candace Smith Etiquette w hrabstwie Orange, Kalifornia. „Dlatego unikaj żartów, chyba że naprawdę dobrze znasz drugą osobę”.

Czy zostało jeszcze coś do powiedzenia?

Jeśli przytłacza Cię nadmiar zalecanych zasad, których należałoby przestrzegać, możesz spróbować czegoś takiego jak: „Sending thoughts of health and peace”, „Take care” lub „Sincerely in these strange Times”. Takie zwroty docierają do każdego, a przy tym nie trzeba się martwić o ryzyko spalania mostów czy zawstydzania siebie.

Bez względu na to, jakiego języka używasz, weź pod uwagę drugą osobę – mówi William Hanson, brytyjski trener etykiety i dyrektor wykonawczy instytutu etykiety The English Manner. Doradza porzucenie standardowych konwersacji e-mailowych na rzecz czegoś bardziej osobistego. „Dopasuj to do odbiorcy – mówi. – Niewielu z nas aktualnie widuje się z taką liczbą osób jak kiedyś. Dlatego właśnie nadanie bardziej osobistego charakteru e-mailom jest ważniejsze niż stosowanie standardowych podpisów”.

Udostępnij post